Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 6. Oktober 2026

WhelpLink ist eine App für Hundezüchter und Welpenfamilien. Deine Daten liegen auf unserem eigenen Server bei Hetzner in Nürnberg (Deutschland). Während der Umstellung von Google Firebase halten wir zusätzlich eine Kopie in Googles Rechenzentrum in Frankfurt am Main; diese Kopie schalten wir schrittweise ab. Diese Erklärung sagt genau, welche Daten wofür verarbeitet werden, wer sie sonst noch zu sehen bekommt und wie lange sie bleiben.

1. Verantwortlicher

Malcolm Paul
Von-Büllingen-Str. 94, 47495 Rheinberg
E-Mail: [email protected]

2. Wo deine Daten liegen

Eigener Server (Hauptspeicher): Datenbank, Fotos, Dokumente, Laborbefunde, Anmeldung, Nutzungsanalyse, Fehlerberichte und Sicherungen liegen auf einem Server der Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen) im Rechenzentrum Nürnberg. Hetzner ist unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Website whelplink.app liegt ebenfalls dort.

Google Firebase (Übergang und Benachrichtigungen): Bis zur vollständigen Umstellung spiegeln wir die Datenbank in Google Firestore (Frankfurt am Main, europe-west3). Ältere Dateien liegen dort noch im Dateispeicher, einige Serverfunktionen laufen noch in Belgien (europe-west1). Außerdem nutzen wir von Google die Anmelde-Brücke (Firebase Authentication) und den Versand von Push-Benachrichtigungen (Firebase Cloud Messaging). Einmal pro Woche legen wir eine zusätzliche Sicherung der Firestore-Datenbank in einem Google-Speicher ab. Vertragspartner ist Google Ireland Limited (Art. 28 DSGVO). Ein Zugriff aus den USA ist technisch nicht ausgeschlossen; Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, zusätzlich gelten Standardvertragsklauseln. Google Analytics nutzen wir nicht mehr.

3. Welche Daten wir verarbeiten — und warum

Was wir nicht verarbeiten: Zahlungsdaten. Kreditkarten- und Bankdaten erreichen unsere Server zu keinem Zeitpunkt — sie bleiben bei Apple und Google.

4. Künstliche Intelligenz

Mehrere Funktionen nutzen KI. Bevor du ein Dokument zum ersten Mal von der KI lesen lässt, sagt dir die App, wohin es geht. In allen Fällen gilt: Es entstehen Vorschläge, keine Entscheidungen. Beim Laborbefund trägt WhelpLink erkannte Ergebnisse direkt ein und zeigt dir an, was übernommen wurde; du kannst jeden Eintrag jederzeit ändern. Widerspricht ein Befund einem bisherigen Ergebnis, wird nichts überschrieben – du entscheidest. Nicht sicher erkannte Ergebnisse werden genannt, aber nicht eingetragen. Bei der Ahnentafel prüfst und bestätigst du jeden Vorschlag selbst.

Beide Anbieter sitzen in den USA. Grundlage der Übermittlung sind Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 c DSGVO). Die Anbieter verwenden die Daten nach ihren Verträgen nicht zum Training ihrer Modelle. Wir übermitteln kein Passwort und keine E-Mail-Adresse. Alles, was auf einem eingelesenen Dokument steht oder was du in eine Frage schreibst, geht aber mit – schreib deshalb bitte keine Daten anderer Personen hinein. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Herkunft bleibt nachvollziehbar. Bei jedem Ahnen, der in deinen Stammbaum kommt, halten wir fest, woher die Angabe stammt: von dir zugeordnet, aus einem Wurf abgeleitet oder aus einer eingelesenen Ahnentafel vorgeschlagen. Widersprechen sich zwei Quellen, wird der Konflikt angezeigt statt stillschweigend aufgelöst — du entscheidest.

Gespeicherte Laborbefunde. Wenn du einen Laborbefund einliest, speichern wir das Original (Foto bzw. PDF) bei deinem Hund, damit du später nachsehen kannst, woher ein Ergebnis stammt. Die Datei liegt auf unserem eigenen Server in Nürnberg (Deutschland) und ist nicht öffentlich abrufbar: Nur du als Besitzer des Hundes kannst sie öffnen – auch nicht deine Wurfgruppe oder Empfänger eines Freigabe-Links. Ein Befund, den du nicht übernimmst, wird nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Übernommene Befunde kannst du in der Laborakte jederzeit einzeln löschen.

5. Bewerbungen von Welpeninteressenten

Züchter können Interessenten einen Fragebogen schicken oder einen festen Bewerbungslink veröffentlichen (z. B. in einer Anzeige). Wer sich darüber bewirbt, gibt Name, E-Mail-Adresse, optional eine Telefonnummer und die Antworten auf die Fragen des Züchters an. Wir halten außerdem fest, über welchen Weg die Bewerbung kam (z. B. „Anzeige“, „Instagram“, „QR-Code“), damit der Züchter das zuordnen kann.

Wer verantwortlich ist: Die Bewerbung ist für den jeweiligen Züchter bestimmt. Er entscheidet, was mit ihr geschieht, und ist dafür Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. WhelpLink stellt nur die Technik bereit und verarbeitet die Angaben in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung, die du mit dem Absenden erteilst (Art. 6 (1) a), sowie die Anbahnung eines Vertrags mit dem Züchter (Art. 6 (1) b).

Wer die Angaben sieht: nur der Züchter, bei dem du dich bewirbst – nicht andere Nutzer, nicht andere Züchter. Er erhält eine Benachrichtigung in der App.

Wie lange: bis der Züchter den Eintrag löscht oder sein Konto auflöst. Für Löschung oder Auskunft wendest du dich am besten direkt an den Züchter; du kannst dich aber auch an [email protected] wenden – wir leiten die Anfrage weiter und helfen bei der Umsetzung.

Schutz vor Missbrauch: Damit keine automatisierten Massen-Bewerbungen eingehen, prüft der Bewerbungslink mit Cloudflare Turnstile, ob ein Mensch ihn ausfüllt (siehe Abschnitt 10). Zusätzlich begrenzen wir die Zahl der Bewerbungen je Internetanschluss und Stunde und speichern für 30 Tage einen nicht umkehrbaren Prüfwert (Hash) aus Züchter und E-Mail-Adresse, um doppelte Bewerbungen am selben Tag zu erkennen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden, missbrauchsfreien Dienst (Art. 6 (1) f).

6. Nutzungsanalyse und Fehlerberichte

Nutzungsanalyse – nur mit deiner Einwilligung. Nach dem ersten Anmelden fragt dich die App, ob du mithelfen möchtest, WhelpLink zu verbessern. Sagst du Ja, erfassen wir, welche Bildschirme und Funktionen du nutzt, sowie Gerätemodell, Betriebssystem und Sprache, verknüpft mit deiner Nutzer-ID. Die Daten gehen an unseren eigenen Server in Nürnberg (Software nach dem Vorbild von „PostHog“, selbst betrieben – der Anbieter PostHog bekommt nichts), werden ohne IP-Adresse gespeichert und nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Du kannst deine Entscheidung jederzeit in den Einstellungen der App ändern. Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG.

Fehler- und Absturzberichte. Stürzt die App ab oder tritt ein schwerer Fehler auf, schickt sie einen technischen Bericht an unseren eigenen Server (Software „GlitchTip“, selbst betrieben): Fehlermeldung, Programmstelle, App-Version, Gerätemodell und Betriebssystem, die zuletzt geöffneten Bildschirme und deine Nutzer-ID – ohne IP-Adresse und ohne Bildschirmfotos. Die Berichte werden nach 90 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 (1) f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionierenden App).

7. Benachrichtigungen und E-Mails

Push-Benachrichtigungen schicken wir über Firebase Cloud Messaging (Google) und, auf dem iPhone, über den Apple Push Notification Service. Dafür gehen der Text der Benachrichtigung (z. B. Absender und Anfang einer Chat-Nachricht, Name eines Bewerbers) und eine Gerätekennung an Google bzw. Apple. Welche Benachrichtigungen du bekommst, stellst du in der App ein.

E-Mails versenden wir über Brevo (Sendinblue SAS, Paris, Frankreich) als Auftragsverarbeiter. Wir schicken nur Mails, die du für dein Konto und die Nutzung von WhelpLink brauchst – keinen Newsletter. Mails an unsere Adressen (z. B. [email protected]) leitet Cloudflare an unser Postfach weiter.

8. Support

In der App kannst du uns direkt schreiben. Machst du ein Bildschirmfoto, bietet dir die App an, ein Problem auf diesem Bildschirm zu melden; das Bild und deine Markierungen landen dann in deinem Support-Gespräch. Wir speichern die Nachrichten, die Bilder sowie App-Version, Gerätemodell und Betriebssystem auf unserem Server, damit wir helfen können. Lesen kann sie nur der Betreiber von WhelpLink. Das Gespräch bleibt, bis du dein Konto löschst oder uns um Löschung bittest. Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) b DSGVO.

9. Besuch der Website

Wenn du whelplink.app aufrufst, läuft die Verbindung über Cloudflare (siehe Abschnitt 10). Unser Server protokolliert dabei IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser-Kennung und die Seite, von der du kommst. Diese Protokolle brauchen wir für Sicherheit und Fehlersuche; aus ihnen erstellen wir auf unserem eigenen Server eine zusammengefasste Besucherstatistik (Software „GoAccess“), ohne Cookies und ohne Weitergabe. Die Protokolle werden nach 30 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) f DSGVO. Die Website setzt keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken.

10. Auftragsverarbeiter und Dienste

11. Wer deine Daten sehen kann

• Deine Wurfgruppe: Familien, die du einlädst, sehen die Inhalte dieses Wurfs — Welpen, Timeline, Chat, freigegebene Dokumente.
• Öffentliche Hunde: Wenn du einen Hund im Deckrüden-Verzeichnis sichtbar schaltest, können angemeldete WhelpLink-Nutzer sein Profil sehen: Name, Fotos, deine Beschreibung, Rasse und Zuchtbuch-Angaben, Gesundheits- und Gentest-Ergebnisse, Titel, Deckangebot sowie die Chipnummer (sie verknüpft den Hund im Stammbaum). Für die Karte wird der Ort nur als Mittelpunkt deiner Postleitzahl gezeigt – nie deine Adresse. Deine Notizen zur Läufigkeit und die Postleitzahl selbst sehen andere nicht.
• Ahnen im Stammbaum: Name, Wurfdatum und Foto eines Ahnen sind für angemeldete Nutzer sichtbar, damit derselbe Hund in verschiedenen Stammbäumen erkannt wird.
• Freigabe-Links: Wenn du Unterlagen eines Hundes per Link teilst, sieht der Empfänger genau die Bereiche, die du ausgewählt hast — und nur solange der Link gilt. Du kannst ihn jederzeit zurückziehen.
• Laborbefunde: Die gespeicherten Originale siehst nur du. Sie werden weder in der Wurfgruppe noch über Freigabe-Links gezeigt.
• Bewerbungen: Wenn sich jemand über deinen Fragebogen oder Bewerbungslink bewirbt, siehst nur du diese Angaben.
• Sonst niemand. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

12. Wie lange wir speichern

13. Konto löschen

Du kannst dein Konto direkt in der App löschen: Profil → Konto löschen. Dabei löschen wir dein Konto und deine Anmeldung, deine Hunde mit allen Gesundheits- und Zuchtdaten, deine Wurfpläne, deine Fotos und Dokumente, gespeicherte Laborbefunde, öffentliche Profile, Freigabe-Links, Beiträge im Züchter-Feed, deinen Welpenwunsch, dein Support-Gespräch, die Bewerbungen von Interessenten auf deiner Warteliste und deinen Bewerbungslink.

Würfe: Ein Wurf, in dem keine Familie ist, wird ganz gelöscht. Sind schon Welpenfamilien im Wurf, bleibt er für sie erhalten – mit Welpen, Timeline, Fotos und Chat –, damit die Familien ihre Erinnerungen und Einträge behalten. Dein Name wird dort durch „Gelöschter Nutzer“ ersetzt, neue Familien können nicht mehr beitreten.

Gespräche mit anderen: In Nachrichten, Timeline, Kommentaren, Direktchats, Deckanfragen und Bewerbungen ersetzen wir deinen Namen durch „Gelöschter Nutzer“; der Text bleibt für die andere Person erhalten. Ein Hund, der als Ahne in fremden Stammbäumen vorkommt, bleibt dort ohne Bezug zu dir stehen.

Aus unseren Sicherungen verschwinden die Daten spätestens nach 14 Tagen, aus der wöchentlichen Zusatzsicherung bei Google spätestens nach 90 Tagen. Ein laufendes Abo kündigst du bitte separat im App Store bzw. bei Google Play – das Löschen des Kontos beendet es nicht.

14. Deine Rechte

Nach Art. 15 bis 21 DSGVO hast du das Recht auf:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung, mit Wirkung für die Zukunft

Eine Nachricht an [email protected] genügt. Außerdem kannst du dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren; für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

15. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt durchgehend verschlüsselt (TLS). Der Zugriff auf Daten ist über serverseitige Regeln beschränkt: Jede Anfrage wird geprüft, bevor Daten herausgegeben werden — auch dann, wenn jemand die App umgeht. Der Server ist nur über gesicherte Verwaltungszugänge erreichbar, Passwörter speichern wir nur als nicht umkehrbaren Hash. Es gibt tägliche Sicherungen.

16. Kinder

WhelpLink richtet sich an Erwachsene. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Kindern unter 16 Jahren. Wird uns ein solcher Fall bekannt, löschen wir die Daten.

17. Änderungen

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich Funktionen oder eingesetzte Dienste ändern. Das Datum oben zeigt den aktuellen Stand. Bei wesentlichen Änderungen weisen wir in der App darauf hin.

18. Kontakt

Fragen zum Datenschutz: [email protected]